Como enviar um fax internacional online
Enviar um fax para o estrangeiro significava antigamente marcar códigos de país confusos numa máquina volumosa e esperar pelo melhor. Hoje pode enviar um fax internacional online a partir de qualquer dispositivo com ligação à internet -- sem fax físico, sem linha fixa, sem subscrição. Todo o processo demora cerca de dois minutos assim que souber como formatar o número corretamente.
Este guia acompanha-o passo a passo para que o seu fax internacional seja entregue à primeira tentativa, incluindo as regras de formatação de números que causam mais problemas.
Porque é que ainda se enviam faxes internacionais?
O fax pode parecer uma relíquia, mas continua a ser um canal padrão para comunicações comerciais e governamentais transfronteiriças. Tribunais, embaixadas, serviços de imigração, instituições financeiras e prestadores de cuidados de saúde em muitos países ainda aceitam ou até exigem documentos enviados por fax. Na Alemanha, o fax está profundamente enraizado nos processos administrativos e jurídicos. No Japão, continua a ser comum nos negócios do dia a dia. E quando se lida com uma entidade estrangeira que não aceita anexos por e-mail ou não tem portal online, o fax é frequentemente a alternativa mais rápida.
Como funcionam os números de fax internacionais
Cada número de fax internacional segue a mesma estrutura: um código de país seguido do número de fax local. O código de país indica à rede de fax para que país encaminhar a transmissão, tal como numa chamada telefónica internacional.
Alguns exemplos:
- Reino Unido: +44 20 7946 0958
- Alemanha: +49 30 901820
- Japão: +81 3 1234 5678
- Austrália: +61 2 9876 5432
- Canadá: +1 416 555 0199
Quando envia um fax através de um serviço online como o JustFax Online, normalmente introduz o número no formato internacional completo, começando com "+" -- o serviço trata do encaminhamento.
A regra do zero inicial
Esta é a causa mais comum de faxes internacionais falhados. Em muitos países, os números de telefone e fax locais começam com um "0" quando marcados a nível nacional. Esse zero inicial é eliminado quando se marca internacionalmente.
Por exemplo, um número de fax em Londres pode ser escrito localmente como 020 7946 0958. Para enviar um fax para esse número a partir do estrangeiro, elimine o 0 inicial e use o código de país em vez disso: +44 20 7946 0958 -- não +44 020 7946 0958.
Os países onde esta regra se aplica incluem o Reino Unido, Alemanha, França, Países Baixos, Austrália, Japão e muitos outros. Os Estados Unidos e o Canadá são exceções -- não utilizam zero inicial, pelo que o número permanece igual após o código de país (+1).
Se o seu fax falhar e o número parecer correto, verifique primeiro se há um zero inicial a mais. É a causa mais provável.
Como enviar um fax internacional online -- passo a passo
O processo é praticamente idêntico ao de enviar um fax nacional online, com um detalhe adicional: obter o formato de número correto.
1. Preparar o documento
Guarde ou digitalize o seu documento como PDF, PNG, JPEG ou TIFF. O PDF é a melhor escolha para documentos com várias páginas porque preserva a formatação e mantém tudo num único ficheiro. Se estiver a trabalhar a partir de um documento em papel, pode digitalizá-lo com o seu telemóvel -- consulte o nosso guia para enviar um fax pelo telemóvel para instruções passo a passo de digitalização com o Notas do iOS ou o Google Drive.
Mantenha o ficheiro abaixo de 20 MB e de 200 páginas. Na maioria dos faxes internacionais -- contratos, formulários governamentais, documentos jurídicos -- ficará confortavelmente dentro desses limites.
2. Procurar o número de fax correto
Obtenha o número de fax a partir do website oficial, do cabeçalho de carta ou da correspondência direta do destinatário. Não se fie em diretórios de terceiros para números internacionais -- ficam desatualizados rapidamente.
Converta o número para o formato internacional completo:
- Comece com + seguido do código de país.
- Elimine qualquer zero inicial da parte local do número.
- Remova espaços, hífenes e parênteses -- a maioria dos serviços de fax online aceita apenas dígitos.
Se não tiver a certeza do código de país, consulte a página de disponibilidade por país -- o JustFax Online suporta o envio de faxes para mais de 150 países e cada entrada mostra o código de país.
3. Carregar e enviar
No JustFax Online, o processo é feito em três passos: carregue o seu documento, introduza o número de fax em formato internacional e pague. Não é necessário criar conta nem ter subscrição. O preço é uma tarifa fixa para as primeiras 4 páginas, com páginas adicionais cobradas separadamente. Pode consultar a tarifa exata para qualquer país de destino na página de preços.
As opções de pagamento incluem os principais cartões de crédito, PayPal, Apple Pay (Safari), Google Pay (Chrome), Alipay, WeChat Pay e Cash App Pay -- útil quando envia a partir do estrangeiro e pode não ter um método de pagamento americano.
4. Acompanhar a entrega
Após o envio, receberá uma página de confirmação e um e-mail com o estado da entrega. Se o fax falhar -- porque a linha do destinatário está ocupada ou a máquina está desligada -- o JustFax Online tenta novamente automaticamente. Se todas as tentativas falharem, não lhe é cobrado qualquer valor.
Pode também consultar o estado do seu fax a qualquer momento utilizando a referência do seu e-mail de confirmação.
Erros comuns que fazem os faxes internacionais falharem
A maioria das falhas em faxes internacionais deve-se à formatação do número, não a problemas técnicos. Eis os pontos a ter em atenção:
Esquecer de eliminar o zero inicial. Como explicado acima, esta é a causa número um de faxes internacionais falhados. Se o número local começa com 0, remova-o e substitua-o pelo código de país.
Usar um prefixo de saída nacional em vez de "+". Se estiver a introduzir o número num serviço de fax online, use o formato "+". Não coloque 011 (prefixo de saída dos EUA) ou 00 (prefixo de saída europeu) antes do número -- o serviço trata do encaminhamento.
Marcar um número de voz em vez de um número de fax. Pode parecer óbvio, mas muitos escritórios têm linhas de voz e fax separadas. Se o seu fax falhar repetidamente com um erro de "sem tom de fax", verifique se tem o número específico de fax.
Enviar fora do horário de expediente. Algumas máquinas de fax -- especialmente em escritórios mais pequenos -- são desligadas fora do horário de trabalho. Se o seu fax não está a ser entregue, tenha em conta a diferença horária e tente novamente durante o dia útil do destinatário.
Ficheiro demasiado grande ou formato incorreto. Use PDF, PNG, JPEG ou TIFF. Se o seu ficheiro for invulgarmente grande, comprima o PDF ou reduza a resolução da imagem antes de carregar.
Dicas para um fax internacional bem-sucedido
Inclua uma folha de rosto. Uma folha de rosto com o nome do destinatário, departamento, número de fax e uma breve descrição dos documentos ajuda a garantir que o seu fax chega à pessoa certa -- especialmente quando é recebido numa máquina partilhada num escritório grande. Isto é particularmente importante para documentos jurídicos e submissões a entidades governamentais.
Envie durante o horário de expediente do destinatário. Os fusos horários são importantes. Um fax enviado para Tóquio às 15:00, hora de Lisboa, chega às 00:00, hora local -- e a máquina pode estar desligada. Aponte para o meio da manhã no fuso horário do destinatário.
Guarde um registo de confirmação. Guarde o e-mail de confirmação de entrega ou faça uma captura de ecrã da página de confirmação. Para faxes jurídicos ou regulamentares, esta confirmação serve como prova de transmissão e pode ser importante caso surja um litígio.
Teste primeiro com uma única página. Se estiver a enviar um fax para um novo número internacional pela primeira vez, considere enviar um fax de teste de uma página antes de transmitir um documento extenso. Isto confirma que o número está correto e que a máquina do destinatário está a funcionar.
Se é expatriado e envia faxes para agências governamentais americanas a partir do estrangeiro, o IRS é um dos destinos mais comuns. O nosso guia para enviar um fax para o IRS indica quais formulários podem ser enviados por fax e os números de fax corretos por formulário e estado.
Perguntas frequentes
Quanto custa enviar um fax internacional online?
O JustFax Online não cobra por destino, mas sim uma tarifa fixa pelas primeiras quatro páginas, com páginas adicionais cobradas separadamente -- independentemente de enviar um fax nacional ou internacional. Pode consultar a tarifa exata para qualquer país na página de preços. Não há subscrição nem cobrança por minuto -- paga uma única vez por fax.
Posso enviar um fax para qualquer país?
O JustFax Online suporta o envio de faxes para mais de 150 países. Pode verificar se o seu destino está coberto na página de disponibilidade. A cobertura inclui a maior parte da América do Norte, Europa, Ásia-Pacífico e América Latina.
Preciso de uma máquina de fax para enviar um fax internacional?
Não. Serviços de fax online como o JustFax Online tratam de toda a transmissão através da internet. Carrega o seu documento, introduz o número de fax do destinatário e o serviço converte-o num sinal de fax e entrega-o. Pode enviar a partir de um computador, telemóvel ou tablet -- consulte o nosso guia para enviar um fax pelo telemóvel para mais detalhes.
Qual deve ser o formato do número de fax?
Use o formato internacional completo: + seguido do código de país e do número local sem o zero inicial. Por exemplo, para enviar um fax para um número em Paris escrito localmente como 01 42 68 53 00, introduziria +33 1 42 68 53 00.
O que acontece se o fax internacional falhar?
O JustFax Online tenta automaticamente reenviar faxes falhados. Se todas as tentativas falharem -- por exemplo, porque a máquina do destinatário está permanentemente desligada ou o número está incorreto -- não lhe é cobrado qualquer valor.
É seguro enviar documentos sensíveis por fax internacional?
O fax online transmite o seu documento através de ligações encriptadas até à gateway de fax, que depois o envia pela rede telefónica para a máquina de fax do destinatário. Em termos de segurança, é comparável a um fax nacional. Para documentos altamente sensíveis, inclua um aviso de confidencialidade na sua folha de rosto e confirme diretamente o número de fax do destinatário antes do envio. Para uma explicação detalhada de como cada fase da segurança do fax online funciona, consulte o nosso guia sobre a segurança do fax online.