Como enviar um fax para o IRS

A época dos impostos traz consigo muita papelada, e papelada muitas vezes significa enviar faxes. O IRS ainda depende fortemente do fax para receber formulários, documentos de apoio e respostas a notificações -- e em muitos casos, o fax é a forma mais rápida de ter os seus documentos processados.

Mas aqui está o problema: o IRS não tem um único número de fax. O número de que necessita depende do formulário que está a submeter e, em alguns casos, do estado a partir do qual está a submeter. Utilizar o número errado significa atrasos, documentos perdidos, ou ambos.

Este guia abrange quais documentos o IRS aceita por fax, os números de fax corretos para os formulários mais comuns, e como enviar tudo a partir do seu computador ou telemóvel -- sem necessidade de máquina de fax.

O que pode (e não pode) enviar por fax para o IRS

Antes de procurar números de fax, há uma distinção importante que deve compreender.

Não pode enviar declarações de impostos por fax para o IRS. O formulário 1040 (a sua declaração de imposto sobre o rendimento individual) e o formulário 1040-X (declarações retificadas) devem ser submetidos eletronicamente através de e-file ou enviados por correio postal para o centro de processamento do IRS adequado. Não existe opção de fax para estes formulários.

O que pode enviar por fax abrange uma grande variedade de outros documentos:

Formulário SS-4 -- Pedido de número de identificação do empregador (EIN)
Formulário 2553 -- Eleição de S-Corporation
Formulário 2848 -- Procuração e declaração de representante
Formulário 8821 -- Autorização de divulgação de informação fiscal
Formulário 4506-T -- Pedido de transcrição de declaração de impostos
Formulário 8806 -- Declaração informativa por aquisição de controlo (o fax é o único método de submissão aceite)
Formulário 8962 -- Crédito fiscal para prémios de seguro de saúde
Documentos de apoio para notificações do IRS, auditorias e correspondência
Documentos de verificação de identidade ao responder a cartas como 5071C ou 6331C

Se recebeu uma notificação ou carta do IRS que inclui um número de fax, pode enviar por fax a sua resposta e quaisquer documentos de apoio diretamente para esse número.

Números de fax do IRS por formulário

Cada formulário tem o seu próprio número de fax, e muitos formulários têm números diferentes dependendo do seu estado. A tabela abaixo abrange os formulários do IRS mais frequentemente enviados por fax.

Verifique sempre o número de fax atual nas instruções oficiais do formulário em IRS.gov antes de enviar. Os números de fax do IRS podem mudar sem aviso prévio.

Formulário SS-4 (pedido de EIN)

Localização	Número de fax
Todos os 50 estados e D.C.	855-641-6935
Fora dos EUA (sem residência legal em qualquer estado)	304-707-9471

Tempo de processamento: aproximadamente 4 dias úteis por fax, em comparação com 4 semanas por correio postal. Inclua um número de fax de retorno para que o IRS possa enviar-lhe o seu EIN.

Formulário 2553 (eleição de S-Corporation)

Estados	Número de fax
CT, DE, DC, GA, IL, IN, KY, ME, MD, MA, MI, NH, NJ, NY, NC, OH, PA, RI, SC, TN, VT, VA, WV, WI	855-887-7734
AL, AK, AZ, AR, CA, CO, FL, HI, ID, IA, KS, LA, MN, MS, MO, MT, NE, NV, NM, ND, OK, OR, SD, TX, UT, WA, WY	855-214-7520

Este formulário deve ser submetido no prazo de 2 meses e 15 dias após o início do ano fiscal para que a eleição tenha efeito nesse ano.

Formulário 2848 (procuração) e formulário 8821 (autorização de divulgação de informação fiscal)

Estados	Número de fax
AL, AR, CT, DE, DC, FL, GA, IL, IN, KY, LA, ME, MD, MA, MI, MS, NH, NJ, NY, NC, OH, PA, RI, SC, TN, VT, VA, WV	855-214-7519
AK, AZ, CA, CO, HI, ID, IA, KS, MN, MO, MT, NE, NV, NM, ND, OK, OR, SD, TX, UT, WA, WI, WY	855-214-7522
Internacional (equipa CAF, a partir dos EUA)	855-772-3156
Internacional (equipa CAF, fora dos EUA)	267-466-1017

Nota: os formulários 2848 e 8821 submetidos por fax requerem uma assinatura manuscrita a tinta. Assinaturas digitais ou eletrónicas não são aceites para submissões por fax.

Outros formulários comuns

Formulário	Finalidade	Número de fax
8806	Aquisição de controlo (apenas por fax)	844-249-6232
8886	Declaração de transações reportáveis	844-253-2553
8023	Eleições da secção 338	844-253-9765
8962	Crédito fiscal para prémios	855-204-5020
8918	Declaração de consultor significativo	844-253-5607
637	Registo para atividades de impostos especiais	855-887-7735

Responder a uma notificação do IRS

Se recebeu uma carta CP, uma notificação de auditoria ou qualquer outra correspondência do IRS, o número de fax de que necessita está impresso na própria notificação -- normalmente no canto superior direito. Utilize esse número, não um número de formulário geral.

Se perdeu a notificação ou não consegue encontrar o número de fax, ligue para o IRS através do 800-829-1040 para confirmar o número correto antes de enviar.

Como preparar o seu fax

Ter o número de fax correto é apenas metade do trabalho. Uma formatação adequada garante que os seus documentos são processados sem atrasos.

Inclua uma folha de rosto. A sua folha de rosto deve conter:

O seu nome completo
Os últimos 4 dígitos do seu SSN ou TIN (nunca inclua o número completo numa folha de rosto)
O número da notificação ou carta a que está a responder (se aplicável)
O nome e número do formulário
O ano fiscal
O seu número de telefone
O número total de páginas (incluindo a folha de rosto)

Prepare os seus documentos como um PDF limpo. Evite enviar fotografias de documentos -- frequentemente chegam desfocadas ou cortadas do lado do IRS. Se tiver apenas cópias em papel, digitalize-as a 200 DPI ou mais. Num iPhone, pode digitalizar documentos diretamente a partir da aplicação Notas; no Android, o Google Drive tem um digitalizador integrado. Para um guia completo, consulte o nosso guia sobre como enviar um fax pelo telemóvel.

Numere as suas páginas. Se estiver a enviar um documento de várias páginas, numerar cada página (por exemplo, 1/8, 2/8) ajuda o IRS a confirmar que recebeu tudo.

Coloque o documento mais importante primeiro. Coloque a notificação ou carta a que está a responder logo após a folha de rosto, seguida da sua resposta e documentos de apoio.

Quando enviar o seu fax

O momento é importante. As linhas de fax do IRS processam um volume enorme durante a época dos impostos (janeiro a abril) e podem estar ocupadas, especialmente durante as horas de ponta.

Para ter a melhor hipótese de ser atendido à primeira tentativa:

Envie de manhã cedo (antes das 10h00, hora do Leste) ou ao final da tarde (depois das 16h00, hora do Leste)
Evite segundas-feiras e os dias imediatamente após um feriado -- estes tendem a ser os mais movimentados
Não espere até ao dia do prazo. Se uma notificação lhe dá 30 dias para responder, envie o seu fax pelo menos alguns dias antes

Se utilizar o JustFax Online, os sinais de ocupado são tratados automaticamente. O JustFax Online tenta novamente os faxes falhados, e só lhe é cobrado se a entrega for bem-sucedida. Isto significa que pode enviar o seu fax e dedicar-se a outras coisas sem ter de supervisionar o processo.

Enviar o seu fax para o IRS online

Não precisa de uma máquina de fax para enviar um fax ao IRS. Um serviço de fax online permite-lhe enviar documentos a partir de qualquer dispositivo com um navegador.

Eis como funciona com o JustFax:

Aceda a justfaxonline.com e carregue o seu documento (PDF, PNG, JPEG ou TIFF -- até 20 MB)
Introduza o número de fax do IRS correspondente ao seu formulário e localização específicos
Pague e envie -- preço fixo para as primeiras 4 páginas, com páginas adicionais cobradas separadamente

Todo o processo demora menos de 2 minutos. Sem conta, sem subscrição, sem aplicação para instalar. Receberá uma confirmação quando o seu fax for entregue, que serve como prova de transmissão.

Para um guia mais detalhado sobre o envio de faxes online, consulte o nosso guia completo sobre como enviar um fax online.

Guarde a sua confirmação

Após o envio, guarde a sua confirmação de entrega do fax. Esta é a sua prova de que os documentos foram transmitidos e quando. O IRS normalmente não envia o seu próprio recibo para documentos enviados por fax, pelo que a sua confirmação de transmissão é o único registo que terá.

Se não receber resposta do IRS dentro de um prazo razoável -- que varia conforme o formulário e a época do ano -- ligue para o 800-829-1040 com o seu EIN ou SSN, a data em que enviou o fax e o número para o qual enviou. Podem verificar se os seus documentos foram recebidos e estão a ser processados.

Referência rápida

Posso enviar por fax a minha declaração de impostos (formulário 1040)? Não. As declarações de impostos devem ser submetidas por e-file ou enviadas por correio postal.
Posso enviar por fax uma declaração retificada (formulário 1040-X)? Não. As declarações retificadas devem ser submetidas por e-file ou enviadas por correio postal.
Posso enviar por fax documentos de apoio para uma notificação do IRS? Sim. Utilize o número de fax impresso na sua notificação.
Posso enviar por fax o formulário SS-4 para um EIN? Sim. O processamento demora aproximadamente 4 dias úteis por fax.
Posso enviar por fax o formulário 2553 para a eleição de S-Corp? Sim. O número de fax depende do seu estado.
Preciso de uma máquina de fax? Não. Pode enviar um fax online a partir de qualquer dispositivo.

Os números de fax do IRS mudam periodicamente. Verifique sempre o número nas instruções específicas do seu formulário ou na sua notificação do IRS antes de enviar. Em caso de dúvida, ligue para o 800-829-1040 para confirmar.