Envoyer un fax à l'IRS

La saison des impôts apporte son lot de paperasse, et qui dit paperasse dit souvent fax. L'IRS s'appuie encore fortement sur le fax pour recevoir des formulaires, des pièces justificatives et des réponses aux avis -- et dans de nombreux cas, le fax est le moyen le plus rapide de faire traiter vos documents.

Mais voici le piège : l'IRS n'a pas un seul numéro de fax. Le numéro dont vous avez besoin dépend du formulaire que vous soumettez et, dans certains cas, de l'État depuis lequel vous faites votre déclaration. Utiliser le mauvais numéro signifie des retards, des documents perdus, ou les deux.

Ce guide explique quels documents l'IRS accepte par fax, les numéros de fax corrects pour les formulaires les plus courants, et comment tout envoyer depuis votre ordinateur ou téléphone -- sans télécopieur.

Ce que vous pouvez (et ne pouvez pas) faxer à l'IRS

Avant de chercher des numéros de fax, il y a une distinction importante à comprendre.

Vous ne pouvez pas faxer vos déclarations de revenus à l'IRS. Le formulaire 1040 (votre déclaration de revenus individuelle) et le formulaire 1040-X (déclarations modifiées) doivent être déposés électroniquement par e-file ou envoyés par courrier au centre de traitement IRS approprié. Il n'existe pas d'option fax pour ces formulaires.

Ce que vous pouvez faxer couvre un large éventail d'autres documents :

• Formulaire SS-4 -- Demande de numéro d'identification d'employeur (EIN)
• Formulaire 2553 -- Élection de S-Corporation
• Formulaire 2848 -- Procuration et déclaration de représentant
• Formulaire 8821 -- Autorisation de divulgation d'informations fiscales
• Formulaire 4506-T -- Demande de relevé de déclaration de revenus
• Formulaire 8806 -- Déclaration d'acquisition de contrôle (le fax est la seule méthode de soumission acceptée)
• Formulaire 8962 -- Crédit d'impôt pour primes d'assurance maladie
• Pièces justificatives pour les avis de l'IRS, les contrôles et la correspondance
• Documents de vérification d'identité en réponse à des lettres telles que 5071C ou 6331C

Si vous avez reçu un avis ou une lettre de l'IRS contenant un numéro de fax, vous pouvez faxer votre réponse et toutes les pièces justificatives directement à ce numéro.

Numéros de fax de l'IRS par formulaire

Chaque formulaire a son propre numéro de fax, et de nombreux formulaires ont des numéros différents selon votre État. Le tableau ci-dessous couvre les formulaires IRS les plus couramment faxés.

Vérifiez toujours le numéro de fax actuel dans les instructions officielles du formulaire sur IRS.gov avant d'envoyer. Les numéros de fax de l'IRS peuvent changer sans préavis.

Formulaire SS-4 (demande d'EIN)

Localisation	Numéro de fax
Les 50 États et D.C.	855-641-6935
Hors des États-Unis (sans résidence légale dans un État)	304-707-9471

Délai de traitement : environ 4 jours ouvrables par fax, contre 4 semaines par courrier. Incluez un numéro de fax de retour afin que l'IRS puisse vous renvoyer votre EIN.

Formulaire 2553 (élection de S-Corporation)

États	Numéro de fax
CT, DE, DC, GA, IL, IN, KY, ME, MD, MA, MI, NH, NJ, NY, NC, OH, PA, RI, SC, TN, VT, VA, WV, WI	855-887-7734
AL, AK, AZ, AR, CA, CO, FL, HI, ID, IA, KS, LA, MN, MS, MO, MT, NE, NV, NM, ND, OK, OR, SD, TX, UT, WA, WY	855-214-7520

Ce formulaire doit être déposé dans les 2 mois et 15 jours suivant le début de l'année fiscale pour que l'élection prenne effet cette année-là.

Formulaire 2848 (procuration) et formulaire 8821 (autorisation de divulgation d'informations fiscales)

États	Numéro de fax
AL, AR, CT, DE, DC, FL, GA, IL, IN, KY, LA, ME, MD, MA, MI, MS, NH, NJ, NY, NC, OH, PA, RI, SC, TN, VT, VA, WV	855-214-7519
AK, AZ, CA, CO, HI, ID, IA, KS, MN, MO, MT, NE, NV, NM, ND, OK, OR, SD, TX, UT, WA, WI, WY	855-214-7522
International (équipe CAF, depuis les États-Unis)	855-772-3156
International (équipe CAF, hors des États-Unis)	267-466-1017

Remarque : les formulaires 2848 et 8821 soumis par fax nécessitent une signature manuscrite à l'encre. Les signatures numériques ou électroniques ne sont pas acceptées pour les soumissions par fax.

Autres formulaires courants

Formulaire	Objet	Numéro de fax
8806	Acquisition de contrôle (fax uniquement)	844-249-6232
8886	Déclaration de transactions à déclarer	844-253-2553
8023	Élections en vertu de la section 338	844-253-9765
8962	Crédit d'impôt pour primes	855-204-5020
8918	Déclaration de conseiller significatif	844-253-5607
637	Inscription aux activités de droits d'accise	855-887-7735

Répondre à un avis de l'IRS

Si vous avez reçu une lettre CP, un avis de contrôle ou toute autre correspondance de l'IRS, le numéro de fax dont vous avez besoin est imprimé sur l'avis lui-même -- généralement dans le coin supérieur droit. Utilisez ce numéro, pas un numéro de formulaire général.

Si vous avez égaré l'avis ou ne trouvez pas le numéro de fax, appelez l'IRS au 800-829-1040 pour confirmer le bon numéro avant d'envoyer.

Comment préparer votre fax

Avoir le bon numéro de fax n'est que la moitié du travail. Un formatage correct garantit que vos documents sont traités sans retard.

Incluez une page de garde. Votre page de garde doit contenir :

• Votre nom complet
• Les 4 derniers chiffres de votre SSN ou TIN (n'indiquez jamais le numéro complet sur une page de garde)
• Le numéro de l'avis ou de la lettre à laquelle vous répondez (le cas échéant)
• Le nom et le numéro du formulaire
• L'année fiscale
• Votre numéro de téléphone
• Le nombre total de pages (y compris la page de garde)

Préparez vos documents sous forme de PDF propre. Évitez d'envoyer des photos de documents -- elles arrivent souvent floues ou recadrées côté IRS. Si vous n'avez que des copies papier, numérisez-les à 200 DPI ou plus. Sur un iPhone, vous pouvez numériser des documents directement depuis l'application Notes ; sur Android, Google Drive dispose d'un scanner intégré. Pour un guide complet, consultez notre guide sur comment envoyer un fax depuis votre téléphone.

Numérotez vos pages. Si vous envoyez un document de plusieurs pages, la numérotation de chaque page (par ex. 1/8, 2/8) aide l'IRS à confirmer qu'il a tout reçu.

Placez le document le plus important en premier. Mettez l'avis ou la lettre à laquelle vous répondez juste après la page de garde, suivi de votre réponse et des pièces justificatives.

Quand envoyer votre fax

Le moment choisi est important. Les lignes fax de l'IRS traitent un volume énorme pendant la saison fiscale (janvier à avril) et peuvent être occupées, surtout aux heures de pointe.

Pour maximiser vos chances de passer du premier coup :

• Envoyez tôt le matin (avant 10 h, heure de l'Est) ou en fin d'après-midi (après 16 h, heure de l'Est)
• Évitez les lundis et les jours suivant immédiatement un jour férié -- ce sont généralement les plus chargés
• N'attendez pas le jour de la date limite. Si un avis vous donne 30 jours pour répondre, envoyez votre fax au moins quelques jours à l'avance

Si vous utilisez JustFax Online, les signaux d'occupation sont gérés automatiquement. JustFax Online réessaie les fax échoués, et vous n'êtes facturé que si la livraison réussit. Cela signifie que vous pouvez envoyer votre fax et passer à autre chose sans surveiller le processus.

Envoyer votre fax IRS en ligne

Vous n'avez pas besoin d'un télécopieur pour faxer l'IRS. Un service de fax en ligne vous permet d'envoyer des documents depuis n'importe quel appareil doté d'un navigateur.

Voici comment cela fonctionne avec JustFax :

1. Rendez-vous sur justfaxonline.com et téléchargez votre document (PDF, PNG, JPEG ou TIFF -- jusqu'à 20 Mo)
2. Entrez le numéro de fax de l'IRS correspondant à votre formulaire et votre localisation
3. Payez et envoyez -- tarif forfaitaire pour les 4 premières pages, les pages supplémentaires sont facturées séparément

L'ensemble du processus prend moins de 2 minutes. Pas de compte, pas d'abonnement, pas d'application à installer. Vous recevrez une confirmation lorsque votre fax sera livré, qui servira de preuve de transmission.

Pour un guide plus détaillé sur le fax en ligne, consultez notre guide complet sur l'envoi de fax en ligne.

Conservez votre confirmation

Après l'envoi, sauvegardez votre confirmation de livraison de fax. C'est votre preuve que les documents ont été transmis et à quel moment. L'IRS n'envoie généralement pas son propre accusé de réception pour les documents faxés, donc votre confirmation de transmission est le seul enregistrement dont vous disposerez.

Si vous n'avez pas de nouvelles de l'IRS dans un délai raisonnable -- qui varie en fonction du formulaire et de la période de l'année -- appelez le 800-829-1040 avec votre EIN ou SSN, la date à laquelle vous avez envoyé le fax et le numéro auquel vous avez faxé. Ils pourront vérifier si vos documents ont été reçus et sont en cours de traitement.

Aide-mémoire

• Puis-je faxer ma déclaration de revenus (formulaire 1040) ? Non. Les déclarations de revenus doivent être déposées par e-file ou envoyées par courrier.
• Puis-je faxer une déclaration modifiée (formulaire 1040-X) ? Non. Les déclarations modifiées doivent être déposées par e-file ou envoyées par courrier.
• Puis-je faxer des pièces justificatives pour un avis de l'IRS ? Oui. Utilisez le numéro de fax imprimé sur votre avis.
• Puis-je faxer le formulaire SS-4 pour un EIN ? Oui. Le traitement prend environ 4 jours ouvrables par fax.
• Puis-je faxer le formulaire 2553 pour l'élection S-Corp ? Oui. Le numéro de fax dépend de votre État.
• Ai-je besoin d'un télécopieur ? Non. Vous pouvez envoyer un fax en ligne depuis n'importe quel appareil.

Les numéros de fax de l'IRS changent périodiquement. Vérifiez toujours le numéro dans les instructions spécifiques de votre formulaire ou sur votre avis IRS avant d'envoyer. En cas de doute, appelez le 800-829-1040 pour confirmer.