Fax versturen naar de IRS
Fax versturen naar de IRS
Het belastingseizoen brengt papierwerk met zich mee, en papierwerk betekent vaak faxen. De IRS vertrouwt nog steeds sterk op fax voor het ontvangen van formulieren, ondersteunende documenten en reacties op beschikkingen -- en in veel gevallen is faxen de snelste manier om uw documenten verwerkt te krijgen.
Maar hier zit het probleem: de IRS heeft niet één enkel faxnummer. Het nummer dat u nodig heeft, hangt af van het formulier dat u indient en, in sommige gevallen, van de staat van waaruit u indient. Het verkeerde nummer gebruiken betekent vertragingen, verloren documenten, of beide.
Deze gids behandelt welke documenten de IRS per fax accepteert, de juiste faxnummers voor de meest voorkomende formulieren, en hoe u alles kunt versturen vanaf uw computer of telefoon -- zonder faxapparaat.
Wat u wel (en niet) kunt faxen naar de IRS
Voordat u faxnummers opzoekt, is er een belangrijk onderscheid dat u moet begrijpen.
U kunt geen belastingaangiften faxen naar de IRS. Formulier 1040 (uw individuele inkomstenbelastingaangifte) en formulier 1040-X (gewijzigde aangiften) moeten elektronisch worden ingediend via e-file of per post worden verzonden naar het juiste IRS-verwerkingscentrum. Er is geen faxoptie voor deze formulieren.
Wat u wel kunt faxen omvat een breed scala aan andere documenten:
- Formulier SS-4 -- Aanvraag voor een werkgeversidentificatienummer (EIN)
- Formulier 2553 -- S-Corporation-keuze
- Formulier 2848 -- Volmacht en verklaring van vertegenwoordiger
- Formulier 8821 -- Autorisatie voor openbaarmaking van belastinginformatie
- Formulier 4506-T -- Verzoek om transcript van belastingaangifte
- Formulier 8806 -- Informatiemelding bij overname van controle (fax is de enige geaccepteerde indieningsmethode)
- Formulier 8962 -- Belastingkrediet voor ziektekostenverzekeringspremies
- Ondersteunende documenten voor IRS-beschikkingen, controles en correspondentie
- Identiteitsverificatiedocumenten bij het beantwoorden van brieven zoals 5071C of 6331C
Als u een beschikking of brief van de IRS heeft ontvangen met een faxnummer, kunt u uw reactie en eventuele ondersteunende documenten rechtstreeks naar dat nummer faxen.
IRS-faxnummers per formulier
Elk formulier heeft zijn eigen faxnummer, en veel formulieren hebben verschillende nummers afhankelijk van uw staat. De onderstaande tabel bevat de meest voorkomende IRS-formulieren die per fax worden ingediend.
Controleer altijd het actuele faxnummer in de officiële formulierinstructies op IRS.gov voordat u verstuurt. IRS-faxnummers kunnen zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd.
Formulier SS-4 (EIN-aanvraag)
| Locatie | Faxnummer |
|---|---|
| Alle 50 staten en D.C. | 855-641-6935 |
| Buiten de VS (geen wettelijke verblijfplaats in een staat) | 304-707-9471 |
Verwerkingstijd: ongeveer 4 werkdagen per fax, vergeleken met 4 weken per post. Vermeld een retour-faxnummer zodat de IRS uw EIN naar u kan terugsturen.
Formulier 2553 (S-Corporation-keuze)
| Staten | Faxnummer |
|---|---|
| CT, DE, DC, GA, IL, IN, KY, ME, MD, MA, MI, NH, NJ, NY, NC, OH, PA, RI, SC, TN, VT, VA, WV, WI | 855-887-7734 |
| AL, AK, AZ, AR, CA, CO, FL, HI, ID, IA, KS, LA, MN, MS, MO, MT, NE, NV, NM, ND, OK, OR, SD, TX, UT, WA, WY | 855-214-7520 |
Dit formulier moet binnen 2 maanden en 15 dagen na het begin van het belastingjaar worden ingediend om de keuze dat jaar van kracht te laten worden.
Formulier 2848 (volmacht) en formulier 8821 (autorisatie voor openbaarmaking van belastinginformatie)
| Staten | Faxnummer |
|---|---|
| AL, AR, CT, DE, DC, FL, GA, IL, IN, KY, LA, ME, MD, MA, MI, MS, NH, NJ, NY, NC, OH, PA, RI, SC, TN, VT, VA, WV | 855-214-7519 |
| AK, AZ, CA, CO, HI, ID, IA, KS, MN, MO, MT, NE, NV, NM, ND, OK, OR, SD, TX, UT, WA, WI, WY | 855-214-7522 |
| Internationaal (CAF-team, vanuit de VS) | 855-772-3156 |
| Internationaal (CAF-team, buiten de VS) | 267-466-1017 |
Let op: formulieren 2848 en 8821 die per fax worden ingediend, vereisen een handgeschreven handtekening met inkt. Digitale of elektronische handtekeningen worden niet geaccepteerd voor per fax ingediende documenten.
Overige veelvoorkomende formulieren
| Formulier | Doel | Faxnummer |
|---|---|---|
| 8806 | Overname van controle (alleen per fax) | 844-249-6232 |
| 8886 | Melding van meldingsplichtige transacties | 844-253-2553 |
| 8023 | Keuzen op grond van sectie 338 | 844-253-9765 |
| 8962 | Belastingkrediet voor premies | 855-204-5020 |
| 8918 | Melding door materiële adviseur | 844-253-5607 |
| 637 | Registratie voor accijnsactiviteiten | 855-887-7735 |
Reageren op een IRS-beschikking
Als u een CP-brief, een controlebeschikking of andere IRS-correspondentie heeft ontvangen, staat het faxnummer dat u nodig heeft op de beschikking zelf -- meestal in de rechterbovenhoek. Gebruik dat nummer, niet een algemeen formuliernummer.
Als u de beschikking kwijt bent of het faxnummer niet kunt vinden, bel dan de IRS op 800-829-1040 om het juiste nummer te bevestigen voordat u verstuurt.
Hoe u uw fax voorbereidt
Het juiste faxnummer hebben is maar de helft van het werk. Een goede opmaak zorgt ervoor dat uw documenten zonder vertraging worden verwerkt.
Voeg een voorblad toe. Uw voorblad moet bevatten:
- Uw volledige naam
- De laatste 4 cijfers van uw SSN of TIN (vermeld nooit het volledige nummer op een voorblad)
- Het beschikkings- of briefnummer waarop u reageert (indien van toepassing)
- De naam en het nummer van het formulier
- Het belastingjaar
- Uw telefoonnummer
- Het totale aantal pagina's (inclusief het voorblad)
Bereid uw documenten voor als een schone PDF. Vermijd het versturen van foto's van documenten -- deze komen vaak wazig of bijgesneden aan bij de IRS. Als u alleen papieren kopieën heeft, scan ze dan op 200 DPI of hoger. Op een iPhone kunt u documenten rechtstreeks scannen vanuit de Notities-app; op Android heeft Google Drive een ingebouwde scanner. Voor een volledige handleiding, zie onze gids over fax versturen vanaf uw telefoon.
Nummer uw pagina's. Als u een pakket van meerdere pagina's verstuurt, helpt het nummeren van elke pagina (bijv. 1/8, 2/8) de IRS te bevestigen dat ze alles hebben ontvangen.
Plaats het belangrijkste document vooraan. Zet de beschikking of brief waarop u reageert direct na het voorblad, gevolgd door uw reactie en ondersteunende documenten.
Wanneer u uw fax moet versturen
Timing is belangrijk. De IRS-faxlijnen verwerken een enorm volume tijdens het belastingseizoen (januari tot en met april) en kunnen bezet zijn, vooral tijdens piekuren.
Voor de beste kans om bij de eerste poging door te komen:
- Verstuur vroeg in de ochtend (vóór 10.00 uur Eastern Time) of laat in de middag (na 16.00 uur Eastern Time)
- Vermijd maandagen en de dagen direct na een feestdag -- deze zijn doorgaans het drukst
- Wacht niet tot de uiterste datum. Als een beschikking u 30 dagen geeft om te reageren, verstuur uw fax dan minstens een paar dagen van tevoren
Als u JustFax Online gebruikt, worden bezettonen automatisch afgehandeld. JustFax Online probeert mislukte faxen opnieuw, en er worden alleen kosten in rekening gebracht als de bezorging slaagt. Dat betekent dat u uw fax kunt versturen en verder kunt gaan zonder het proces te hoeven bewaken.
Uw IRS-fax online versturen
U heeft geen faxapparaat nodig om de IRS te faxen. Een online faxdienst laat u documenten versturen vanaf elk apparaat met een browser.
Zo werkt het met JustFax:
- Ga naar justfaxonline.com en upload uw document (PDF, PNG, JPEG of TIFF -- tot 20 MB)
- Voer het IRS-faxnummer in voor uw specifieke formulier en locatie
- Betaal en verstuur -- vast tarief voor de eerste 4 pagina's, met extra pagina's apart geprijsd
Het hele proces duurt minder dan 2 minuten. Geen account, geen abonnement, geen app om te installeren. U ontvangt een bevestiging wanneer uw fax is afgeleverd, die dient als uw bewijs van verzending.
Voor een uitgebreidere handleiding over online faxen, zie onze complete gids voor het online versturen van een fax.
Bewaar uw bevestiging
Sla na het versturen uw faxbezorgingsbevestiging op. Dit is uw bewijs dat de documenten zijn verzonden en wanneer. De IRS stuurt doorgaans geen eigen ontvangstbevestiging voor gefaxte documenten, dus uw verzendbevestiging is het enige bewijs dat u heeft.
Als u binnen een redelijke termijn niets hoort van de IRS -- die varieert afhankelijk van het formulier en de tijd van het jaar -- bel dan 800-829-1040 met uw EIN of SSN, de datum waarop u de fax heeft verstuurd en het nummer waarnaar u heeft gefaxt. Zij kunnen controleren of uw documenten zijn ontvangen en worden verwerkt.
Beknopt overzicht
- Kan ik mijn belastingaangifte (formulier 1040) faxen? Nee. Belastingaangiften moeten via e-file worden ingediend of per post worden verstuurd.
- Kan ik een gewijzigde aangifte (formulier 1040-X) faxen? Nee. Gewijzigde aangiften moeten via e-file worden ingediend of per post worden verstuurd.
- Kan ik ondersteunende documenten voor een IRS-beschikking faxen? Ja. Gebruik het faxnummer dat op uw beschikking staat.
- Kan ik formulier SS-4 voor een EIN faxen? Ja. De verwerking duurt ongeveer 4 werkdagen per fax.
- Kan ik formulier 2553 voor de S-Corp-keuze faxen? Ja. Het faxnummer hangt af van uw staat.
- Heb ik een faxapparaat nodig? Nee. U kunt vanaf elk apparaat online een fax versturen.
IRS-faxnummers veranderen regelmatig. Controleer altijd het nummer in de specifieke formulierinstructies of op uw IRS-beschikking voordat u verstuurt. Bij twijfel, bel 800-829-1040 om het nummer te bevestigen.