Online faxbeveiliging: hoe veilig is het versturen van een fax via internet?

Als u gevoelige documenten verstuurt -- juridische stukken, belastingformulieren, medische dossiers, contracten -- wilt u weten dat de gebruikte methode veilig is. Fax heeft al lang de reputatie een veilige manier te zijn om documenten te verzenden, maar houdt die reputatie stand wanneer u overschakelt van een fysiek faxapparaat naar een onlinedienst?

Het korte antwoord is ja, maar met nuance. Online fax is niet inherent meer of minder veilig dan traditioneel fax. De veiligheid hangt af van hoe de dienst uw gegevens in elke fase van de verzending behandelt. Deze gids legt uit wat er werkelijk gebeurt wanneer u een fax online verstuurt, waar de risico's liggen en wat u kunt doen om uzelf te beschermen.

Hoe de beveiliging van traditioneel fax werkt

Om de beveiliging van online fax te begrijpen, is het nuttig te beginnen met hoe traditioneel fax werkt. Een conventioneel faxapparaat scant uw document, zet het om in audiosignalen en verzendt die signalen via het openbare telefoonnetwerk (PSTN) naar het faxapparaat van de ontvanger, dat de signalen weer omzet in een afbeelding.

Dit proces wordt om een eenvoudige reden als relatief veilig beschouwd: het onderscheppen van een fax tijdens de verzending vereist fysieke toegang tot de telefoonlijn, wat aanzienlijk moeilijker is dan het onderscheppen van een e-mail. Er is geen server die een kopie van het document opslaat, geen inbox die gehackt kan worden en geen wachtwoord om te raden.

Dat gezegd hebbende, heeft traditioneel fax zijn eigen beveiligingslekken. Het document wordt afgedrukt op een gedeeld apparaat waar iedereen in de buurt het kan oppakken. Er is geen versleuteling op de telefoonlijn zelf -- het signaal wordt onbeschermd verzonden. En als de fax naar het verkeerde nummer wordt gestuurd, belandt het document bij een onbekende zonder mogelijkheid om het terug te halen.

Hoe de beveiliging van online fax werkt

Wanneer u een fax verzendt via een onlinedienst zoals JustFax Online, wordt er een internetsegment toegevoegd aan het begin van de verzending. Dit is wat er stap voor stap gebeurt:

1. Uploaden. U uploadt uw document via een webbrowser. Een goed gebouwde dienst gebruikt HTTPS (TLS-versleuteling) voor deze verbinding, wat betekent dat uw bestand versleuteld is tijdens het transport tussen uw apparaat en de servers van de dienst. Dit is dezelfde versleuteling die door banken en webwinkels wordt gebruikt.

Voor een stapsgewijze uitleg van het volledige verzendproces -- van documentvoorbereiding tot afleveringsbevestiging -- zie onze gids voor het online versturen van een fax.

2. Verwerking. De dienst ontvangt uw document op zijn servers en zet het om naar het formaat dat nodig is voor faxverzending (doorgaans een TIFF-afbeelding). Tijdens deze fase bevindt uw document zich op de infrastructuur van de dienst.

3. Verzending. De dienst verzendt het geconverteerde document via een faxgateway, die verbinding maakt met het PSTN en de fax naar het faxapparaat van de ontvanger verzendt via het standaard faxprotocol (T.38 of T.30). Dit laatste traject -- van gateway naar ontvanger -- verloopt via het telefoonnetwerk, net als bij een traditioneel fax.

4. Verwijdering. Na succesvolle aflevering verwijdert een verantwoordelijke dienst uw document van zijn servers. JustFax Online verwijdert bestanden na succesvolle aflevering, zodat uw documenten niet onbeperkt worden opgeslagen.

Het belangrijkste verschil tussen traditioneel en online fax is die tussenstap: uw document bestaat tijdelijk op de servers van de dienst. Dit is waar het vertrouwen in de dienst telt.

Online fax vs. e-mail: wat is veiliger?

Dit is de vraag die de meeste mensen eigenlijk stellen. In veel gevallen biedt fax -- of het nu traditioneel of online is -- praktische beveiligingsvoordelen ten opzichte van e-mail.

E-mail wordt op meerdere plaatsen opgeslagen. Wanneer u een e-mail verzendt, bestaan er kopieën op uw mailserver, die van de ontvanger en mogelijk op back-upservers van beide kanten. Die kopieën blijven onbeperkt bestaan tenzij ze actief worden verwijderd. Een fax verzonden via JustFax Online wordt na aflevering verwijderd, zonder permanente kopie op de servers van de dienst.

E-mail is kwetsbaar voor accountcompromittering. Als iemand toegang krijgt tot een e-mailaccount -- via phishing, een zwak wachtwoord of een datalek -- kan diegene elk bericht in de inbox lezen, inclusief bijlagen die maanden of jaren eerder zijn verzonden. Fax heeft geen vergelijkbaar risico omdat er geen permanente inbox is om te compromitteren.

E-mail reist vaak onversleuteld tussen servers. Hoewel de meeste grote e-mailproviders inmiddels TLS ondersteunen, is versleuteling tussen mailservers opportunistisch -- het is niet gegarandeerd. Als de mailserver van de ontvanger TLS niet ondersteunt, reist het bericht in platte tekst. Het uploadgedeelte van online fax daarentegen is altijd versleuteld via HTTPS.

Fax biedt afleveringsbevestiging. Wanneer een fax succesvol is afgeleverd, ontvangt u een verzendbevestiging. E-mailaflevering is moeilijker te verifiëren -- een verzonden bericht betekent niet dat het is ontvangen, gelezen of niet als spam is gefilterd.

Dat gezegd hebbende, heeft e-mail zijn eigen voordelen. End-to-end versleutelde e-maildiensten (zoals ProtonMail of PGP-versleutelde berichten) kunnen sterkere beveiliging bieden dan fax voor gebruikers die ze correct instellen. En e-mail is simpelweg praktischer voor de meeste dagelijkse communicatie. Het punt is niet dat fax universeel beter is dan e-mail, maar dat fax een legitieme en vaak te verkiezen optie blijft voor het verzenden van gevoelige documenten -- en dat is precies waarom sectoren als gezondheidszorg, juridisch en financiën er nog steeds op vertrouwen.

Waarom gereguleerde sectoren nog steeds fax gebruiken

Fax is niet zomaar een gewoonte in streng gereguleerde sectoren -- het is vaak een compliance-keuze. Verschillende regelgevende kaders erkennen fax specifiek als een acceptabele verzendmethode voor gevoelige informatie:

Gezondheidszorg (HIPAA). In de Verenigde Staten staat HIPAA het faxen van beschermde gezondheidsinformatie (PHI) toe. Veel zorgverleners en verzekeraars geven de voorkeur aan fax omdat het de risico's van inboxpersistentie en accountcompromittering van e-mail vermijdt.

Juridisch. Rechtbanken, advocatenkantoren en overheidsinstanties accepteren routinematig gefaxte documenten. Sommige rechtbanken vereisen fax voor bepaalde tijdgevoelige stukken. Een faxverzendbevestiging biedt een tijdstempel die kan dienen als bewijs van indiening -- zie onze gids voor het faxen van juridische documenten voor meer informatie.

Financiële dienstverlening. Banken, effectenmakelaars en verzekeringsmaatschappijen gebruiken regelmatig fax voor documentuitwisseling, vooral voor formulieren die een handtekening vereisen.

Overheid. Belastingdiensten zoals de IRS accepteren gefaxte formulieren voor veel aangiften. Onze gids voor het faxen naar de IRS behandelt welke formulieren gefaxt kunnen worden en de juiste nummers.

De rode draad is dat deze sectoren een verzendmethode nodig hebben die punt-tot-punt werkt, afleveringsbevestiging biedt en geen permanente kopieën achterlaat in kwetsbare inboxen. Fax -- inclusief online fax -- voldoet aan die eis.

Waar u op moet letten bij een veilige online faxdienst

Niet alle online faxdiensten gaan op dezelfde manier met beveiliging om. Dit zijn de belangrijkste punten:

HTTPS-versleuteling voor uploads. De verbinding tussen uw browser en de dienst moet versleuteld zijn met TLS. U kunt dit controleren door te kijken naar het slotpictogram in de adresbalk van uw browser. JustFax Online gebruikt HTTPS voor alle verbindingen.

Bestandsverwijdering na aflevering. Uw documenten zouden niet langer dan nodig op de servers van de dienst moeten blijven. JustFax Online verwijdert bestanden na succesvolle aflevering.

Geen account vereist. Diensten die u verplichten een account aan te maken, introduceren een extra aanvalsoppervlak -- uw inloggegevens en alle documenten die in uw account zijn opgeslagen. JustFax Online vereist geen account en geen abonnement, wat betekent dat er geen inbox is die een aanvaller kan aanvallen.

Minimale gegevensopslag. Een goede dienst bewaart alleen wat nodig is voor facturering en afleveringsbevestiging, niet de inhoud van uw faxen.

Betrouwbare betalingsverwerking. Betalingen moeten worden verwerkt door gevestigde, PCI-conforme verwerkers. JustFax Online ondersteunt gangbare creditcards, PayPal, Apple Pay, Google Pay en andere betaalmethoden, allemaal verwerkt via beveiligde externe providers.

Wat u zelf kunt doen om uzelf te beschermen

Ongeacht de dienst die u gebruikt, zijn er praktische stappen die u kunt nemen om de beveiliging van uw gefaxte documenten te verbeteren:

Faxnummer controleren voor verzending. De meest voorkomende beveiligingsfout bij faxen is het verzenden naar het verkeerde nummer. Bevestig het faxnummer van de ontvanger altijd aan de hand van een officiële bron -- website, briefhoofd of directe communicatie. Dit is bijzonder belangrijk bij internationale faxen, waar fouten in de nummerformattering veel voorkomen.

Voorblad met vertrouwelijkheidsvermelding gebruiken. Een voorblad identificeert de beoogde ontvanger en kan een vertrouwelijkheidsverklaring bevatten die iedereen die de fax per ongeluk ontvangt, verzoekt contact met u op te nemen en het document te vernietigen. Dit is standaardpraktijk bij juridische, medische en financiële faxen.

U kunt veilige faxen net zo gemakkelijk vanaf uw telefoon als vanaf een computer versturen -- dezelfde HTTPS-versleuteling is van toepassing. Als u onderweg een document moet scannen en faxen, bevat onze gids voor het versturen van een fax vanaf uw telefoon scantips voor iOS en Android die bijdragen aan de documentkwaliteit.

Tijdens kantooruren versturen. Als u faxt naar een gedeeld apparaat op een kantoor, vermindert het timen van uw fax zodat er iemand beschikbaar is om het op te halen de kans dat het document onbeheerd blijft liggen. Houd rekening met de tijdzone van de ontvanger, vooral bij internationale faxen.

De ontvanger waarschuwen. Laat de ontvanger bij zeer gevoelige documenten telefonisch of per e-mail weten dat er een fax aankomt, zodat diegene erop kan letten.

Bevestiging bewaren. Bewaar de afleveringsbevestiging als bewijs van succesvolle verzending. Dit is bijzonder belangrijk bij juridische documenten en belastingdocumenten.

Veelgestelde vragen

Is online fax veiliger dan traditioneel fax?

Geen van beide is categorisch veiliger -- ze hebben verschillende risicoprofielen. Traditioneel fax vermijdt serveropslag maar drukt af op gedeelde apparaten en verzendt onversleuteld over telefoonlijnen. Online fax voegt HTTPS-versleuteling toe voor de upload en verwijdert bestanden na aflevering (bij een verantwoordelijke dienst), maar slaat het document tijdelijk op servers op. Voor de meeste praktische doeleinden is de beveiliging vergelijkbaar.

Is fax veiliger dan e-mail?

Voor gevoelige documenten heeft fax praktische voordelen: geen permanente inbox om te compromitteren, afleveringsbevestiging en automatische verwijdering van het document na aflevering (bij diensten zoals JustFax Online). E-mail is handiger voor dagelijkse communicatie, maar de persistentie en kwetsbaarheid voor accountcompromittering maken het minder ideaal voor gevoelige verzendingen.

Slaat JustFax Online mijn documenten op?

Nee. JustFax Online verwijdert uw bestanden na succesvolle aflevering. Er is geen account, geen inbox en geen documentenarchief. De dienst bewaart alleen wat nodig is voor facturering en afleveringsbevestiging.

Kan iemand mijn online fax onderscheppen?

De upload van uw apparaat naar de faxdienst is versleuteld via HTTPS. Het laatste traject van de faxgateway naar het apparaat van de ontvanger verloopt via het telefoonnetwerk, net als bij een traditioneel fax. Het onderscheppen van een fax op het telefoonnetwerk vereist fysieke toegang tot de lijn, wat moeilijk en ongebruikelijk is.

Is fax HIPAA-conform?

Fax wordt onder HIPAA erkend als een acceptabele methode voor het verzenden van beschermde gezondheidsinformatie. HIPAA-conformiteit hangt echter af van de algehele omgang met de informatie, niet alleen van de verzendmethode. Zorgverleners moeten het beleid van hun organisatie volgen voor het faxen van PHI, inclusief het gebruik van voorbladen en het verifiëren van faxnummers.

Moet ik een voorblad gebruiken voor gevoelige faxen?

Ja. Een voorblad identificeert de beoogde ontvanger en kan een vertrouwelijkheidsvermelding bevatten. Dit is standaardpraktijk bij juridische, medische en financiële documenten en helpt de informatie te beschermen als de fax aan het verkeerde nummer wordt afgeleverd of door de verkeerde persoon wordt opgepakt.