Cómo enviar un fax al IRS
Cómo enviar un fax al IRS
La temporada de impuestos trae papeleo, y el papeleo a menudo significa enviar faxes. El IRS todavía depende en gran medida del fax para recibir formularios, documentos de respaldo y respuestas a avisos -- y en muchos casos, el fax es la forma más rápida de que sus documentos sean procesados.
Pero aquí está el problema: el IRS no tiene un solo número de fax. El número que necesita depende del formulario que está presentando y, en algunos casos, del estado desde el que presenta. Usar el número equivocado significa retrasos, documentos perdidos o ambos.
Esta guía cubre qué documentos acepta el IRS por fax, los números de fax correctos para los formularios más comunes, y cómo enviar todo desde su ordenador o teléfono -- sin necesidad de una máquina de fax.
Qué puede (y qué no puede) enviar por fax al IRS
Antes de buscar números de fax, hay una distinción importante que debe entender.
No puede enviar declaraciones de impuestos por fax al IRS. El formulario 1040 (su declaración de impuestos sobre la renta individual) y el formulario 1040-X (declaraciones enmendadas) deben presentarse electrónicamente mediante e-file o enviarse por correo postal al centro de procesamiento del IRS correspondiente. No existe opción de fax para estos formularios.
Lo que sí puede enviar por fax abarca una amplia variedad de otros documentos:
- Formulario SS-4 -- Solicitud de número de identificación del empleador (EIN)
- Formulario 2553 -- Elección de S-Corporation
- Formulario 2848 -- Poder notarial y declaración de representante
- Formulario 8821 -- Autorización de divulgación de información fiscal
- Formulario 4506-T -- Solicitud de transcripción de declaración de impuestos
- Formulario 8806 -- Declaración informativa por adquisición de control (el fax es el único método de presentación aceptado)
- Formulario 8962 -- Crédito fiscal por primas de seguro médico
- Documentos de respaldo para avisos del IRS, auditorías y correspondencia
- Documentos de verificación de identidad al responder a cartas como 5071C o 6331C
Si ha recibido un aviso o carta del IRS que incluye un número de fax, puede enviar por fax su respuesta y cualquier documento de respaldo directamente a ese número.
Números de fax del IRS por formulario
Cada formulario tiene su propio número de fax, y muchos formularios tienen números diferentes según su estado. La tabla a continuación cubre los formularios del IRS que se envían por fax con más frecuencia.
Verifique siempre el número de fax actual en las instrucciones oficiales del formulario en IRS.gov antes de enviar. Los números de fax del IRS pueden cambiar sin previo aviso.
Formulario SS-4 (solicitud de EIN)
| Ubicación | Número de fax |
|---|---|
| Los 50 estados y D.C. | 855-641-6935 |
| Fuera de EE. UU. (sin residencia legal en ningún estado) | 304-707-9471 |
Tiempo de procesamiento: aproximadamente 4 días hábiles por fax, en comparación con 4 semanas por correo postal. Incluya un número de fax de retorno para que el IRS pueda enviarle su EIN.
Formulario 2553 (elección de S-Corporation)
| Estados | Número de fax |
|---|---|
| CT, DE, DC, GA, IL, IN, KY, ME, MD, MA, MI, NH, NJ, NY, NC, OH, PA, RI, SC, TN, VT, VA, WV, WI | 855-887-7734 |
| AL, AK, AZ, AR, CA, CO, FL, HI, ID, IA, KS, LA, MN, MS, MO, MT, NE, NV, NM, ND, OK, OR, SD, TX, UT, WA, WY | 855-214-7520 |
Este formulario debe presentarse dentro de los 2 meses y 15 días posteriores al inicio del año fiscal para que la elección surta efecto ese año.
Formulario 2848 (poder notarial) y formulario 8821 (autorización de divulgación de información fiscal)
| Estados | Número de fax |
|---|---|
| AL, AR, CT, DE, DC, FL, GA, IL, IN, KY, LA, ME, MD, MA, MI, MS, NH, NJ, NY, NC, OH, PA, RI, SC, TN, VT, VA, WV | 855-214-7519 |
| AK, AZ, CA, CO, HI, ID, IA, KS, MN, MO, MT, NE, NV, NM, ND, OK, OR, SD, TX, UT, WA, WI, WY | 855-214-7522 |
| Internacional (equipo CAF, desde EE. UU.) | 855-772-3156 |
| Internacional (equipo CAF, fuera de EE. UU.) | 267-466-1017 |
Nota: los formularios 2848 y 8821 enviados por fax requieren una firma manuscrita con tinta. No se aceptan firmas digitales o electrónicas para envíos por fax.
Otros formularios comunes
| Formulario | Propósito | Número de fax |
|---|---|---|
| 8806 | Adquisición de control (solo por fax) | 844-249-6232 |
| 8886 | Declaración de transacciones reportables | 844-253-2553 |
| 8023 | Elecciones de la sección 338 | 844-253-9765 |
| 8962 | Crédito fiscal por primas | 855-204-5020 |
| 8918 | Declaración de asesor significativo | 844-253-5607 |
| 637 | Registro para actividades de impuestos especiales | 855-887-7735 |
Responder a un aviso del IRS
Si recibió una carta CP, un aviso de auditoría o cualquier otra correspondencia del IRS, el número de fax que necesita está impreso en el propio aviso -- generalmente en la esquina superior derecha. Use ese número, no un número de formulario general.
Si ha extraviado el aviso o no puede encontrar el número de fax, llame al IRS al 800-829-1040 para confirmar el número correcto antes de enviar.
Cómo preparar su fax
Tener el número de fax correcto es solo la mitad del trabajo. Un formato adecuado garantiza que sus documentos se procesen sin retrasos.
Incluya una portada. Su portada debe contener:
- Su nombre completo
- Los últimos 4 dígitos de su SSN o TIN (nunca incluya el número completo en una portada)
- El número del aviso o carta al que está respondiendo (si corresponde)
- El nombre y número del formulario
- El año fiscal
- Su número de teléfono
- El número total de páginas (incluida la portada)
Prepare sus documentos como un PDF limpio. Evite enviar fotos de documentos -- a menudo llegan borrosas o recortadas en el extremo del IRS. Si solo tiene copias en papel, escanéelas a 200 DPI o más. En un iPhone, puede escanear documentos directamente desde la aplicación Notas; en Android, Google Drive tiene un escáner integrado. Para una guía completa, consulte nuestra guía sobre cómo enviar un fax desde su teléfono.
Numere sus páginas. Si envía un paquete de varias páginas, numerar cada página (por ejemplo, 1/8, 2/8) ayuda al IRS a confirmar que recibieron todo.
Coloque el documento más importante primero. Ponga el aviso o carta al que está respondiendo justo después de la portada, seguido de su respuesta y los documentos de respaldo.
Cuándo enviar su fax
El momento es importante. Las líneas de fax del IRS manejan un volumen enorme durante la temporada de impuestos (enero a abril) y pueden estar ocupadas, especialmente durante las horas punta.
Para tener la mejor oportunidad de pasar en el primer intento:
- Envíe temprano por la mañana (antes de las 10 AM hora del Este) o a última hora de la tarde (después de las 4 PM hora del Este)
- Evite los lunes y los días inmediatamente posteriores a un festivo -- suelen ser los más concurridos
- No espere hasta el día límite. Si un aviso le da 30 días para responder, envíe su fax con al menos unos días de anticipación
Si utiliza JustFax Online, las señales de ocupado se gestionan automáticamente. JustFax Online reintenta los faxes fallidos, y solo se le cobra si la entrega es exitosa. Esto significa que puede enviar su fax y dedicarse a otras cosas sin supervisar el proceso.
Enviar su fax al IRS en línea
No necesita una máquina de fax para enviar un fax al IRS. Un servicio de fax en línea le permite enviar documentos desde cualquier dispositivo con un navegador.
Así funciona con JustFax:
- Vaya a justfaxonline.com y cargue su documento (PDF, PNG, JPEG o TIFF -- hasta 20 MB)
- Introduzca el número de fax del IRS correspondiente a su formulario y ubicación específicos
- Pague y envíe -- tarifa fija para las primeras 4 páginas, con páginas adicionales facturadas por separado
Todo el proceso tarda menos de 2 minutos. Sin cuenta, sin suscripción, sin aplicación que instalar. Recibirá una confirmación cuando su fax sea entregado, que sirve como prueba de transmisión.
Para una guía más detallada sobre el fax en línea, consulte nuestra guía completa sobre cómo enviar un fax por internet.
Conserve su confirmación
Después de enviar, guarde su confirmación de entrega del fax. Esta es su prueba de que los documentos fueron transmitidos y cuándo. El IRS normalmente no envía su propio acuse de recibo para documentos enviados por fax, por lo que su confirmación de transmisión es el único registro que tendrá.
Si no recibe respuesta del IRS dentro de un plazo razonable -- que varía según el formulario y la época del año -- llame al 800-829-1040 con su EIN o SSN, la fecha en que envió el fax y el número al que lo envió. Pueden verificar si sus documentos fueron recibidos y están siendo procesados.
Referencia rápida
- ¿Puedo enviar por fax mi declaración de impuestos (formulario 1040)? No. Las declaraciones de impuestos deben presentarse por e-file o enviarse por correo postal.
- ¿Puedo enviar por fax una declaración enmendada (formulario 1040-X)? No. Las declaraciones enmendadas deben presentarse por e-file o enviarse por correo postal.
- ¿Puedo enviar por fax documentos de respaldo para un aviso del IRS? Sí. Use el número de fax impreso en su aviso.
- ¿Puedo enviar por fax el formulario SS-4 para un EIN? Sí. El procesamiento tarda aproximadamente 4 días hábiles por fax.
- ¿Puedo enviar por fax el formulario 2553 para la elección de S-Corp? Sí. El número de fax depende de su estado.
- ¿Necesito una máquina de fax? No. Puede enviar un fax en línea desde cualquier dispositivo.
Los números de fax del IRS cambian periódicamente. Verifique siempre el número en las instrucciones específicas de su formulario o en su aviso del IRS antes de enviar. En caso de duda, llame al 800-829-1040 para confirmar.