Cómo enviar un fax internacional por internet
Enviar un fax al extranjero solía significar marcar códigos de país confusos en una máquina voluminosa esperando que todo saliera bien. Hoy puede enviar un fax internacional en línea desde cualquier dispositivo con conexión a internet -- sin fax físico, sin línea fija, sin suscripción. Todo el proceso toma aproximadamente dos minutos una vez que sabe cómo formatear el número correctamente.
Esta guía le acompaña paso a paso para que su fax internacional se entregue al primer intento, incluyendo las reglas de formato de números que generan más problemas.
¿Por qué se siguen enviando faxes internacionales?
El fax puede parecer una reliquia, pero sigue siendo un canal estándar para las comunicaciones comerciales y gubernamentales transfronterizas. Tribunales, embajadas, oficinas de inmigración, instituciones financieras y proveedores de salud en muchos países aún aceptan o incluso requieren documentos enviados por fax. En Alemania, el fax está profundamente integrado en los procesos administrativos y legales. En Japón, sigue siendo común en los negocios cotidianos. Y cuando trata con un organismo extranjero que no acepta archivos adjuntos por correo electrónico o no tiene portal en línea, el fax suele ser la alternativa más rápida.
Cómo funcionan los números de fax internacionales
Cada número de fax internacional sigue la misma estructura: un código de país seguido del número de fax local. El código de país indica a la red de fax hacia qué país encaminar la transmisión, igual que al realizar una llamada telefónica internacional.
Algunos ejemplos:
- Reino Unido: +44 20 7946 0958
- Alemania: +49 30 901820
- Japón: +81 3 1234 5678
- Australia: +61 2 9876 5432
- Canadá: +1 416 555 0199
Cuando envía un fax a través de un servicio en línea como JustFax Online, normalmente introduce el número en formato internacional completo comenzando con "+" -- el servicio se encarga del enrutamiento.
La regla del cero inicial
Esta es la causa más frecuente de faxes internacionales fallidos. En muchos países, los números de teléfono y fax locales comienzan con un "0" cuando se marcan a nivel nacional. Ese cero inicial se elimina al marcar internacionalmente.
Por ejemplo, un número de fax en Londres puede escribirse localmente como 020 7946 0958. Para enviar un fax a ese número desde el extranjero, elimine el 0 inicial y use el código de país en su lugar: +44 20 7946 0958 -- no +44 020 7946 0958.
Los países donde se aplica esta regla incluyen el Reino Unido, Alemania, Francia, los Países Bajos, Australia, Japón y muchos otros. Estados Unidos y Canadá son excepciones -- no usan cero inicial, por lo que el número permanece igual después del código de país (+1).
Si su fax falla y el número parece correcto, compruebe primero si hay un cero inicial de más. Es la causa más probable.
Cómo enviar un fax internacional en línea -- paso a paso
El proceso es casi idéntico al de enviar un fax nacional en línea, con un detalle adicional: obtener el formato de número correcto.
1. Prepare su documento
Guarde o escanee su documento como PDF, PNG, JPEG o TIFF. El PDF es la mejor opción para documentos de varias páginas porque preserva el formato y lo mantiene todo en un solo archivo. Si trabaja a partir de un documento en papel, puede escanearlo con su teléfono -- consulte nuestra guía para enviar un fax desde su teléfono para instrucciones paso a paso de escaneo con Notas de iOS o Google Drive.
Mantenga el archivo por debajo de 20 MB y de 200 páginas. Para la mayoría de los faxes internacionales -- contratos, formularios gubernamentales, documentos legales -- estará cómodamente dentro de esos límites.
2. Busque el número de fax correcto
Obtenga el número de fax del sitio web oficial, el membrete o la correspondencia directa del destinatario. No se fíe de directorios de terceros para números internacionales -- quedan desactualizados rápidamente.
Convierta el número al formato internacional completo:
- Comience con + seguido del código de país.
- Elimine cualquier cero inicial de la parte local del número.
- Quite espacios, guiones y paréntesis -- la mayoría de los servicios de fax en línea solo aceptan dígitos.
Si no está seguro del código de país, consulte la página de disponibilidad por países -- JustFax Online permite enviar faxes a más de 150 países, y cada entrada muestra el código de país.
3. Cargue y envíe
En JustFax Online, el proceso consta de tres pasos: cargue su documento, introduzca el número de fax en formato internacional y pague. No hay que crear una cuenta ni contratar una suscripción. El precio es una tarifa fija por las primeras 4 páginas, con páginas adicionales facturadas por separado. Puede consultar la tarifa exacta para cualquier país de destino en la página de precios.
Las opciones de pago incluyen las principales tarjetas de crédito, PayPal, Apple Pay (Safari), Google Pay (Chrome), Alipay, WeChat Pay y Cash App Pay -- útil cuando envía desde el extranjero y puede que no tenga un método de pago estadounidense.
4. Seguimiento de la entrega
Después del envío, recibirá una página de confirmación y un correo electrónico con el estado de la entrega. Si el fax falla -- porque la línea del destinatario está ocupada o su máquina está apagada -- JustFax Online reintenta automáticamente. Si todos los intentos fallan, no se le cobra.
También puede consultar el estado de su fax en cualquier momento usando la referencia de su correo electrónico de confirmación.
Errores comunes que hacen fallar los faxes internacionales
La mayoría de los fallos en faxes internacionales se deben al formato del número, no a problemas técnicos. Estos son los puntos a los que debe prestar atención:
Olvidar eliminar el cero inicial. Como se explicó anteriormente, esta es la causa número uno de faxes internacionales fallidos. Si el número local comienza con 0, elimínelo y reemplácelo con el código de país.
Usar un prefijo de salida nacional en lugar de "+". Si introduce el número en un servicio de fax en línea, use el formato "+". No anteponga 011 (prefijo de salida de EE. UU.) o 00 (prefijo de salida europeo) -- el servicio se encarga del enrutamiento.
Marcar un número de voz en lugar de un número de fax. Puede parecer obvio, pero muchas oficinas tienen líneas de voz y fax separadas. Si su fax falla repetidamente con un error de "sin tono de fax", verifique que tiene el número específico de fax.
Enviar fuera del horario de oficina. Algunas máquinas de fax -- especialmente en oficinas pequeñas -- se apagan fuera del horario laboral. Si su fax no llega, tenga en cuenta la diferencia horaria e intente de nuevo durante la jornada laboral del destinatario.
Archivo demasiado grande o formato incorrecto. Use PDF, PNG, JPEG o TIFF. Si su archivo es inusualmente grande, comprima el PDF o reduzca la resolución de la imagen antes de cargarlo.
Consejos para un fax internacional exitoso
Incluya una portada. Una portada con el nombre del destinatario, departamento, número de fax y una breve descripción de los documentos ayuda a que su fax llegue a la persona correcta -- especialmente cuando aterriza en una máquina compartida en una oficina grande. Esto es particularmente importante para documentos legales y trámites gubernamentales.
Envíe durante el horario de oficina del destinatario. Las zonas horarias importan. Un fax enviado a Tokio a las 15:00 hora de Madrid llega a las 23:00 hora local -- y la máquina podría estar apagada. Apunte a media mañana en la zona horaria del destinatario.
Guarde un registro de confirmación. Guarde el correo electrónico de confirmación de entrega o haga una captura de pantalla de la página de confirmación. Para faxes legales o regulatorios, esta confirmación sirve como prueba de transmisión y puede ser importante si surge una disputa.
Pruebe primero con una sola página. Si envía un fax a un nuevo número internacional por primera vez, considere enviar un fax de prueba de una página antes de transmitir un documento extenso. Esto confirma que el número es correcto y que la máquina del destinatario funciona.
Si es expatriado y envía faxes a agencias gubernamentales estadounidenses desde el extranjero, el IRS es uno de los destinos más comunes. Nuestra guía para enviar un fax al IRS indica qué formularios pueden enviarse por fax y los números de fax correctos por formulario y estado.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta enviar un fax internacional en línea?
JustFax Online no cobra por destino, sino que aplica una tarifa fija por las cuatro primeras páginas, con páginas adicionales facturadas por separado -- independientemente de si envía un fax nacional o internacional. Puede consultar la tarifa exacta para cualquier país en la página de precios. No hay suscripción ni cargo por minuto -- paga una sola vez por fax.
¿Puedo enviar un fax a cualquier país?
JustFax Online permite enviar faxes a más de 150 países. Puede verificar si su destino está cubierto en la página de disponibilidad. La cobertura incluye la mayor parte de Norteamérica, Europa, Asia-Pacífico y América Latina.
¿Necesito una máquina de fax para enviar un fax internacional?
No. Los servicios de fax en línea como JustFax Online gestionan toda la transmisión a través de internet. Usted carga su documento, introduce el número de fax del destinatario, y el servicio lo convierte en una señal de fax y lo entrega. Puede enviar desde un ordenador, teléfono o tableta -- consulte nuestra guía para enviar un fax desde su teléfono para más detalles.
¿En qué formato debe estar el número de fax?
Use el formato internacional completo: + seguido del código de país y el número local sin el cero inicial. Por ejemplo, para enviar un fax a un número en París que localmente se escribe 01 42 68 53 00, introduciría +33 1 42 68 53 00.
¿Qué pasa si el fax internacional falla?
JustFax Online reintenta automáticamente los faxes fallidos. Si todos los intentos fallan -- por ejemplo, porque la máquina del destinatario está permanentemente apagada o el número es incorrecto -- no se le cobra.
¿Es seguro enviar documentos sensibles por fax internacional?
El fax en línea transmite su documento a través de conexiones cifradas hasta la pasarela de fax, que luego lo envía por la red telefónica a la máquina de fax del destinatario. Esto lo hace comparable en seguridad a un fax nacional. Para documentos altamente sensibles, incluya un aviso de confidencialidad en su portada y confirme directamente el número de fax del destinatario antes del envío. Para una explicación detallada del funcionamiento de cada etapa de la seguridad del fax en línea, consulte nuestra guía sobre la seguridad del fax en línea.